Privacyverklaring

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Wij verwerken uw persoonsgevevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordering Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 ("AVG"), evenals deze privacyverklaring.

1 IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

Advocatenkantoor De Bruyn-Van Hee (KBO 0544918779)

Advocate Ida De Bruyn (KBO 0816827991) en Advocate Sofie Van Hee (KBO 0816830367)

Evangeliestraat 120/3

(B) 9220 Hamme

2 DOELEINDEN

We verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

Klantenbeheer

Juridische dienstverlening

Naleving wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur

Interne organisatie en eigen beheer

B2B beheer

Facturatie en boekhouding

Geschillenbeheer

Communicatie en marketing

Nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties

Website

Organisatie van seminaries en evenementen

Toegangscontrole en camerabewaking

Klantenbeheer

1 Juridische dienstverlening

Met het oog op het verlenen van juridische diensten aan onze cliënten, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, ondernemingsnummer, BTW-nummer…), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling), en persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit). Wij verwerken mogelijk eveneens andere persoonsgegevens die de cliënt met ons deelt bij het behandelen van een zaak. Wij verwerken in dat kader mogelijks gevoelige persoonsgegevens (bijv. gegevens over uw gezondheid of persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen.

Deze gegevens laten ons toe om [juridisch advies te verstrekken, juridische akten en documenten op te stellen, onze cliënten te vertegenwoordigen in rechte, in arbitrage of voor administratieve of gelijkaardige instanties, bijstand te verlenen bij onderhandelingen en/of het sluiten van contracten, bijstand te verlenen bij bemiddeling, bijstand te verlenen bij een politie- of gelijkaardig verhoor, verschillende mandaten (curator, schuldbemiddelaar, bewindvoerder, e.d.) op te nemen, juridische opleidingen aan te bieden, etc.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

- Ten aanzien van particuliere cliënten: het sluiten of het uitvoeren van een overeenkomst tot de verstrekking van juridische dienstverlening

(artikel 6, §1, (b) AVG);

- Ten aanzien van contactpersonen bij professionele cliënten en derde partijen: een gerechtvaardigd belang om juridische diensten te kunnen

verlenen aan onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens : rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor de verstrekking van juridische dienstverlening houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het afsluiten het desbetreffende dossier.

Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met gerecht en politiediensten (i.e. hoven en rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, het Openbaar Ministerie en politionele instanties). Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in het kader van de behartiging van de belangen van de cliënt, met de advoca(a)t(en) van de tegenpartij of met de tegenpartij wanneer deze optreedt zonder bijstand van een advocaat of desgevallend met een vervangende advocaat. Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met bank- of verzekeringsinstellingen. Ingevolge een rechterlijke uitspraak kunnen wij eveneens gehouden zijn om deze persoonsgegevens te delen met een technisch raadsman, een expert of een gerechtelijk mandataris (i.e. notaris, gerechtelijke bewindvoerder, …) die bij vonnis of arrest is aangesteld. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2 Naleving van wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur

Met het oog op de naleving van wetgeving en reglementering die van toepassing is op de advocatuur, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), rijksregisternummer, identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, ondernemingsnummer, BTW-nummer, …); financiële gegevens (verrichtingen voor of namens de cliënt); persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit); gerechtelijke gegevens (veroordelingen, lopende geschillen) en andere persoonsgegevens die door u met ons worden gedeeld bij het behandelen van uw zaak.

Deze gegevens laten ons toe om o.m. onze verplichtingen te vervullen in het kader van de witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving, uitvoering te geven aan een gerechtelijk of administratief bevel of reglementering van de Orde van Vlaamse Balies na te leven.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichtingen, vervat in de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten en eventuele verwijzing naar andere relevante wetgeving/reglementering] (artikel 6, §1, (c) AVG)[; een gerechtvaardigd belang om in het kader van onze juridische diensten waakzaam te zijn voor witwaspraktijken (artikel 6, §1, (f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens bron van de persoonsgegevens: rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor de naleving van wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het afsluiten het desbetreffende dossier.

Wij delen deze persoonsgegevens met de Stafhouder. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Interne organisatie en eigen beheer

1 B2B beheer

Met het oog op het B2B beheer van ons advocatenkantoor, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling), persoonlijke kenmerken (geslacht, taal) en enige andere informatie die u bezorgt in het kader van de samenwerking (bijv. informatie over beroep en betrekking).

Deze gegevens laten ons toe om overeenkomsten met leveranciers/business partners af te sluiten, waaronder het vergelijken van leveranciers, het opvragen van offertes en het voeren van precontractuele onderhandelingen, te communiceren met leveranciers, het beheren van geplaatste bestellingen en het organiseren van de betaling.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

- Ten aanzien van particuliere leveranciers of business partners: het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst in (artikel 6, §1, (b) AVG)

- Ten aanzien van professionele leveranciers of business partners: een gerechtvaardigd belang om ons B2B beheer te organiseren

(artikel 6, §1, (f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor ons B2B beheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het beëindigen van de overeenkomst.

Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met overheidsdiensten, banken en verzekeringsmaatschappijen, boekhouders en auditeurs en externe juridische adviseurs]. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2 Facturatie en boekhouding

Met het oog op de facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en geleverde prestaties/diensten.

Deze gegevens laten ons toe om onze facturen op te maken, onze boekhouding te voeren en boekhoudkundige verplichtingen na te leven, waaronder het opmaken van een jaarrekening.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB) (artikel 6, §1, (c) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens : rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor onze facturatie en boekhoudkundige doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij tot 7 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het respectievelijke boekjaar.

Wij delen deze persoonsgegevens met ons boekhoudkantoor, overheidsdiensten, sociale zekerheidsinstanties en banken- en verzekeringsmaatschappijen. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Geschillenbeheer

Met het oog op de regeling van potentiële geschillen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, …), informatie over beroep en betrekking, financiële gegevens, gerechtelijke gegevens en alle andere informatie die relevant is voor de (potentiële) rechtszaak.

Deze gegevens laten ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om de (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten van ons advocatenkantoor te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens : rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor onze geschillenregeling houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) plus een verificatieperiode van 1 jaar.

Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met overheidsdiensten, gerecht en politiediensten, banken- en verzekeringsmaatschappen, ons boekhoudkantoor, externe juridische adviseurs, gerechtsdeurwaarders en incassobureaus. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Communicatie en marketing

1 Nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties

Met het oog op het verzenden van nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer).

Deze gegevens laten ons toe om u op de hoogte te houden van juridische ontwikkelingen, u te informeren over onze producten en diensten, u onze kerstkaart te bezorgen, etc.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om onze producten en diensten te promoten bij onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG). Indien u zich heeft ingeschreven op onze nieuwsbrief, ontvangt u onze commerciële communicaties omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven (art. 6, §1, (a) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens : rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor het versturen van onze commerciële communicaties houden wij uw persoonsgegevens bij zolang u cliënt bij ons bent, d.i. tot 5 jaar na het afsluiten van het laatste dossier. U kan zich vanzelfsprekend op elk ogenblik uitschrijven van onze communicaties. In dat geval zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens voor dat doel stopzetten.

Wij delen deze persoonsgegevens met leveranciers van software die wij gebruiken voor het verzenden van commerciële communicaties. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2 Website

In het kader van onze website verwerken wij mogelijk uw [persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres), contactverzoek en elektronische identificatiegegevens (IP-adres en cookies).

Deze gegevens laten ons toe om onze website te optimaliseren, online advertenties te tonen, uw contactverzoek te beantwoorden, etc.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden en onze producten en diensten te promoten (artikel 6, §1, (f) AVG). Analytische cookies, advertentiecookies en/of sociale media cookies worden enkel geplaatst indien u daartoe toestemming heeft gegeven via de website (artikel 6, §1, (a) AVG). (voor meer informatie, zie cookieverklaring).

We verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u.

Voor bovenvermelde doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij voor de duur van de desbetreffende cookie (voor meer informatie, zie cookieverklaring). U kan uw cookievoorkeuren op elk ogenblik aanpassen. Indien u een contactverzoek heeft ingediend via onze website, houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het afsluiten het desbetreffende dossier.

Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor het beheer van onze website (IT en software providers) (voor meer informatie, zie cookieverklaring). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

3 Seminaries en evenementen

Voor de organisatie van seminarie en evenementen verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), informatie over beroep en betrekking (functie) en financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling).

Deze gegevens laten ons toe om u te laten deelnemen aan onze juridische opleidingen, seminaries en andere evenementen.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten of het uitvoeren van de overeenkomst tot deelname aan het seminarie of evenement (artikel 6, §1, (b) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens : rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor bovenvermelde doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij tot 7 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na afloop van het seminarie of evenement.

Wij delen deze persoonsgegevens met co-organisatoren van een seminarie en/of evenement en met aanbieders van externe locaties waar we een seminarie en/of evenement organiseren. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Toegangscontrole en camerabewaking

Met het oog op het waarborgen van de veiligheid in onze kantoren, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres en telefoonnummer), tijdstip van bezoek en beeldopnamen.

Deze gegevens laten ons toe om de veiligheid in onze kantoren te waarborgen, o.m. door middel van de registratie van onze bezoekers en camerabewaking.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om de veiligheid van onze medewerkers, bezoekers en kantoren te waarborgen (artikel 6, § 1, (f) AVG). De verwerking van camerabeelden, aangegeven met het verplichte pictogram, is gebaseerd op uw toestemming conform artikel 8, lid 3 1e van de Camerawet.

We verkrijgen deze persoonsgegevens wanneer u zich registreert bij onze receptie, bij consult en door middel van de beelden van onze bewakingscamera’s.

Voor het bewaken van de veiligheid in onze kantoren houden wij uw persoonsgegevens bij tot 1 maand plus een verificatieperiode van 2 weken na uw bezoek aan onze kantoren, tenzij deze langer dienen te worden bewaard als bewijsmateriaal van een concreet misdrijf of schadegeval of voor het identificeren van een potentiële dader, slachtoffer of getuige.

Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met derde ontvangers, bijv. gerecht en politiediensten, banken en verzekeringsmaatschappijen. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

3 Beveiliging

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

4 Rechten

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

- een verzoek om toegang of rectificatie van uw persoonsgegevens

- een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens

- een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens

- een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens

- een verzoek om overdracht van uw gegevens

- een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook

een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

U kan ons hiervoor steeds contacteren:

- via post: naar het aan het begin van deze privacyverklaring vermelde adres, met vermelding “Privacy”

- via e-mail: sofie.van.hee@telenet.be

- via telefoon: 0032 52 48 05 08

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Indien je niet langer onze elektronische nieuwsbrieven wenst te ontvangen en de verwerking van uw gegevens voor dat doeleinde wil stopzetten, kan u ook steeds gebruik maken van de uitschrijflink voorzien onderaan elke nieuwsbrief.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is, kan u ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd (voor meer informatie, zie DOELEINDEN).

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigd belang is, kan u te allen tijde uw recht op bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben (voor meer informatie, zie DOELEINDEN). Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij wij van oordeel zijn dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.

Voor identificatiedoeleinden kunnen wij u om een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart vragen.

5 updates

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via de website heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.

© 2025 Advocatenkantoor De Bruyn-Van Hee